Suistanable sebuah bisnis tidak semata disokong oleh modal finansial yang kuat. Bukan berarti bisnis yang memiliki modal besar lebih mampu bertahan dibandingkan bisnis-bisnis kecil yang dirintis dari modal yang minimalis. Hanya 5% bisnis rintisan yang dapat bertahan di tahun pertamanya memang sebuah fakta yang getir, namun hal itu tidak semata disebabkan keterbatasan finansial para pelakunya.
Mengelola sumber daya merupakan key role yang harus dimiliki oleh setiap pengusaha -berapapun skala indsutrinya-. Perusahaan-perusahaan yang dimulai dengan modal gendut pun dapat gugur sebelum menyentuh tahun ke 5 pertamanya, sebaliknya bukankah para pebisnis ultra mikro seringkali kita jumpai mampu bertahan hingga anak cucu?
Mengokohkan pondasi manajemen merupakan langkah awal yang tidak kalah penting dibandingkan dengan memperluas pasar. Marketing is everything, merupakan slogan yang sepenuhnya benar, sebab untuk sampai dikenal hingga dipercaya setiap langkah kecil di dalam operasional perusahaan harus diperhitungkan sebagai langkah strategis pemasaran, sebagai upaya untuk mendapatkan kepercayaan dari pelanggan. Lantas bagaimana untuk dapat menciptakan operasional manajemen yang suistain? Sehingga dapat mendorong laju perusahaan lebih optimum.
1. Bangun Visi dan Misi
Setiap organisasi/ entitas harus punya cita-cita, tujuan bersama yang akan dicapai. Hal ini sangat fundamental, sebab tanpa tujuan yang jelas organisasi itu tidak akan punya motivasi untuk terus bergerak. Baik visi dan misi keduanya harus ditetapkan secara jelas. Jika visi adalah tujuan jangka panjang atau cita-cita besar, maka misi adalah langkah-langkah kecil yang harus ditempun untuk mencapai visi. Sebagai contoh: Sebuah lembaga pendidikan tinggi memiliki Visi: Menjadi lembaga pendidikan tinggi terkemuka dalam bidang teknologi pada tahun 2045. Untuk mencapai visi tersebut maka misi yang harus dilakukan adalah; 1) Aktif melakukan riset di bidang teknologi terbarukan setiap tahunnya, 2) Aktif melakukan pembinaan tenaga pengajar dibidang teknologi, 3) Melakukan pengadaan alat laboratorium untuk pengembangan teknologi. Visi dan misi harus berkesinambungan dan diimplementasikan ke dalam budaya kerja organisasi/ perusahaan, setiap orang di dalam organisasi harus mempunyai mentalitas yang sama mengenai visi dan misi organisasi/ perusahaan.
2. Melakukan Analisis SWOT
Setelah menentukan apa yang harus dilakukan, tidak kalah pentingnya melakukan penilaian atas kemampuan organisasi kita sendiri. Hal ini dapat dilakukan dengan analisis SWOT, Strenght, artinya kekuatan/ keunggulan, inventarisasi keunggulan-keunggulan yang dimiliki oleh organisasi/ bisnis yang sedang dijalani yang relevan dengan visi dan misi yang sudah ditentukan. Weakness, kelemahan. Temukan apa saja kelemahan-kelemahan dari organisasi/ bisnis yang sedang dijalani tentu saja yang relevan dengan upaya kita menjalankan visi dan misi. Opertunity, kesempatan. Dengan visi yang sudah dicapai, serta sumber daya yang dimiliki (Strenght dan Weakness)
perusahaan harus dapat menggambarkan kesempatan apa yang bisa dimanfaatkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan Threat yang berarti ancaman, artinya Perusahaan atau organisasi harus bisa memetakan ancaman apa yang akan dihadapinya ketika memaksimalkan sumber dayanya untuk mencapai tujuan.
3. Standarisasi
Pernah dengar istilah setiap bisnis itu unik?. Hal tersebut muncul sebab pada setiap bisnsi memiliki indikatornya masing-masing, mempunyai ukuran kerjanya sendiri-sendiri. Mengapa sebuah prosedur itu dilakukan pada aktivitas tertentu dan mengapa tidak. Tujuan utamanya adalah supaya perusahaan/ produk tersebut mempunyai identitas yang dikenali, yang nantinya menjadi alasan untuk pelanggan kembali kepadanya. Sebagai contoh; Pernah datang ke Minimarket modern? Apa yang dilakukan oleh petugasnya disana? Memberi salam, senyum, dan sapa bukan? Dan semua minimarket melakukan hal yang sama meskipun kota atau lokasi minimarketnya berbeda namun standar pelayanan minimalnya adalah sama. Hal ini dilakukan sebagai bentuk standarisasi kerja. Contoh lain, lihat saja produk-produk mie instan di pasaran. Produk-produk tersebut mempunyai ukuran, kemasan, dan rasa yang sama untuk setiap jenis mie instan yang tersedia bukan?. Itulah standarisasi. Demikian juga bisnismu, tentukan standar produk, standar kerja, pakaian, dan keamanan prosesnya.
Standarisasi ini merupakan implementasi dari visi dan misi perusahaan. Apa yang diharapkan oleh perusahaan pada visi dan misinya diimplementasikan melalui target-target kerja pada tiap departemen. Misi Lembaga Pendidikan adalah 1) Aktif melakukan riset di bidang teknologi terbarukan setiap tahunnya, maka standar kerja tiap periset/ pengajar di sana harus bisa menghasilkan riset mengenai teknologi tiap tahunnya, untuk mencapai itu maka ada prosedur yang harus ditempuh; 1. Mengajukan proposal penelitian, 2. Penilaian proposal riset, 3. Persetujuan proposal, 4. Menerima Hibah Penelitian, 5. Melakukan riset, 6. Publikasi ilmiah, 7. Penerimaan tunjangan penelitian.
Setiap periset/ peneliti/ pengajar yang melakukan riset di bidang teknologi pada lembaga pendidikan tersebut menempuh prosedur yang sama, supaya standar hasil kerja menjadi sama. Sehingga misi bisa tercapai, yaitu publikasi hasil riset. Apabila hal ini dilakukan secara konsisten maka visi lembaga Menjadi lembaga pendidikan tinggi terkemuka dalam bidang teknologi pada tahun 2045 dapat tercapai.
4. Tuliskan
Apa yang ingin dicapai oleh perusahaan pada visi dan misinya, analisis strategis pada SWOT, serta standar minimum yang dibutuhkan untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tersebut tidak akan ada artinya jika ia tidak ditulis. Tuliskan semua hal tersebut, jadikan itu kesepakatan bersama di dalam perusahaan yang sedang dikelola. Dengan menuliskanya maka semuanya itu akan menjadi komitmen bagi seluruh anggota tim untuk mencapainya.
Demikian empat langkah cepat menyusun SOP untuk bisnismu. Apabila ada pertanyaan yang perlu didiskusikan lebih jauh, jangan segan untuk berkomentar atau hubungi narahubung tang telah tersedia.
GLOBALCARE 